鑽石舞台

把基本功耍得虎虎生風——

郵件、日曆、聯繫人

第一，郵件。

要記住兩點：

1. 作為商務人士，千萬不要使用免費郵箱。

名片上留QQ郵箱，非常不職業化。

應該申請專門的公司郵件後綴，表明自己創業是認真的，企業是正規的。

2.保留所有歷史郵件。

美國的《薩班斯法案》要求在美上市公司保留電子郵件至少5年。我用它要求自己，保留了過去近20年的郵件。

通過搜索，可以隨時、瞬間調取歷史郵件，提高溝通效率。

第二，日曆。

郵件存在「郵件服務器」，日曆、聯繫人同樣存在服務器。要把一切事情，都放進日曆。

有同事邀請你開會？請他用郵件發「會議邀請」，點擊「接受」，日曆中就會多出一條日程。

定了航班，收到短信、郵件確認？把航班、酒店、信用卡還款信息等，變成一條條日程，放進日曆。

我的時間顆粒度是30分鐘，我會把所有占用時間的事放進日曆。

當同事問我：

「周三下午有半小時時‍間開會嗎？」

我會立刻打開郵件客戶端查看日曆，然後回答：

「2點到3點可以，發個會議邀請給我。」

收到邀請，我會把日程標為紅色。紅色表示重要且緊急的事，藍色表示重要但不緊急的事。

周三下午2點快到了，提前15分鐘，手機提醒我：

「15分鐘後，在三樓會議室開會。」

提醒非常重要。

微軟的Office 365還可以請助理幫忙安排行程。

清晨，手機響起，一則行程跳出：

在這之前，我需要吃早餐、退房。退房時需要的發票抬頭、稅號、司機電話、客戶聯繫人姓名、職位，都在這則日程中。

這就是日程管理，這就是效率。

第三，聯繫人。

從1998年開始，我堅持把聯繫人信息都存在雲端，我的聯繫人現在已經有5 761人了。

坦白說，我記不住每個人，但是聯繫人工具可以。

很久沒聯繫的人給我打電話，我拿起手機就說：

「×××，好久不見啊。」

他非常驚訝：

「這麼久沒聯繫，你還記得我啊？」

把最基礎的「郵件、日曆、聯繫人」用到極致，會擁有神奇的效率。

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避免與懶惰握手言和——協同軟件

藉助Teambition等流水線一樣的協同軟件，可以讓所有人的個體進度服從整體進度，高效向前。

下面介紹一款我正在使用的協同軟件Teambition，以它為例，介紹協同軟件的價值。

第一，自動化的PDCA循環（全面質量管理的思想基礎和方法依據，即plan、do、check、action）。

某團隊負責人突然有個想法，想安排員工去執行，可以用微信說一段語音，或寫兩句文字。但是，這樣做會有兩個風險：

1. 團隊負責人會忘掉；

2. 員工會忘掉。他們很可能都不會「主動」想起來。

在Teambition中，創建一個「任務」，設好3W（Who do What by When），也就是：執行者、任務內容、截止時間。

員工收到「新任務提醒」後，可以把任務從「待處理」泳道拖到「進行中」泳道。

「泳道」是協同軟件中的行話，意思是一個個步驟，就像游泳池的一條條獨立泳道。

所有任務，最終只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。

第二，強制化的SMART原則。

在Teambition或者類似的協同軟件中，都可以設定每個任務的截止時間，這就強制設定了SMART原則（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。

還可以在任務模板里，專門定義S‐M‐A‐R四個字段，要求每一項任務都強制符合SMART原則，否則無法創建。

第三，可視化的Scrum（迭代式增量軟件開發過程，通常用于敏捷軟件開發）方法。

協同軟件可以用軟件代替白板。用軟件替代白板最大的好處，是把Scrum的衝刺看板從人調整便簽的「主動工具」變成軟件提醒的「被動工具」。可視化程度和工作效率都會大大提高。

當然，除了Teambition，還有很多其他不錯的協同軟件，比如Trello（團隊協作軟件）、Worktile（團隊協同工具）、Tower（團隊協作工具），都各有特色。團隊可以根據自己的情況，選擇使用。

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高效地休息和運動

工作重要，生活重要，休息和運動也很重要。

初級商業人士拼體能，中級商業人士拼技能，頂級商業人士又回到拼體能。

真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它們的對立面——休息。

下面介紹一下在繁忙的工作和生活中，我常用的幫助自己有效休息的工具。

第一，白噪音軟件。

我常用的白噪音軟件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良藥。以前我每天能睡10~12個小時。即便現在，我每天也能保證7~8個小時睡眠時間。

第二，眼罩+降噪耳機。

我每年出差的時間特別多。在飛機、高鐵、汽車上睡覺，是諮詢顧問的必備技能。

在旅途中，營造黑夜環境，是入睡的要點。為了能在交通工具上快速入睡，並擁有高質量的睡眠，我會隨身攜帶一個眼罩，營造黑夜的氛圍。

這個眼罩比較特別，它一面印着「吃飯叫我」，另一面印着「吃飯別叫我」。至於哪一面朝外，看情況而定。

第三，跳繩。

更好的休息方式是運動。

健身有四個目的：減肥、增加身體柔韌度、增大肌肉和訓練心肺功能。這四個目的中，最關乎健康的，其實是訓練心肺功能。

訓練心肺功能，跑步、游泳是不錯的方式。但對於時間顆粒度極小的我來說，跑步、游泳的效率實在是太低了。

我做了不少研究，也請教了很多專家，最後選擇了從訓練心肺功能角度來看，效率更高的運動方式：跳繩。

跳繩5分鐘，相當於慢跑半小時。

姿勢正確的話，跳繩對膝蓋的傷害只有跑步的七分之一。

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白板

白板這個看上去平淡無奇，其實不斷創造神奇的工具，可以把我們從「結構化的思維、有邊界的思維、不能錯的思維」中解放出來，幫助我們隨時隨地、無邊無際地思考。

白板本身沒有價值，賦予它思考的意義，它就有了隨時隨地、無邊無際的價值。

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移動辦公工具

從2006年開始，我每年要坐100多次飛機，甚至一年中有將近200天不在家。

所以，利用工具在碎片時間移動辦公，對我來說特別重要。分享幾個我常用的移動辦公工具。

第一，帶手寫筆的平板電腦。

第二，大屏手機+藍牙鍵盤+手機支架。

把手機立在桌子上，可以便捷有效地代替電腦。

我的手機支架，不用時就像一張信用卡，可以放在錢包里。坐下來後，從錢包里拿出手機支架，從口袋裡拿出藍牙鍵盤，瞬間就能創造一個辦公環境。

這套移動辦公系統，可以極大地提高工作效率，充分利用碎片時間。

第三，藍牙耳機手環+電話會議音響+主動降噪耳機。

營造更健康、輕鬆、有效的音頻環境。

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電子閱讀器

越是在碎片化時代，越是要系統性讀書。

組合使用多種電子閱讀器，高效獲取知識。

如果讀書的目的是「高效獲取知識」，那就把紙質書當成個人癖好去享受，把電子書當成效率工具去掌握。

推薦三個電子閱讀器：得到、多看閱讀和Kindle。這三個閱讀器各有特色，彼此補充，可以結合使用。

得到的「每天聽本書」，在坐車、走路、候機時，用二三十分鐘的零散時間聽完一本書的解讀，非常高效，奠定了我一年200~300本書的基礎涉獵量，極大地拓展了我的知識邊界。

如果聽到的某本書很值得精讀，我就會在多看閱讀上購買這本書的電子版，仔細閱讀。

多看閱讀的三個功能對我來說特別重要：語音朗讀全書、筆記自動同步、分享到朋友圈。

筆記自動同步功能，可以把我標註的每一個句子，寫的每一條感悟，自動同步到印象筆記。

有些書是得到、多看閱讀都沒有的，我會去亞馬遜購買。

組合使用得到、多看閱讀、Kindle這三個電子閱讀器，我每年的閱讀量至少是100本書。

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知識管理軟件

藉助工具，從電子郵件、微信、微博、網頁新聞等一切地方收集有價值的知識，統一存儲在印象筆記中，完全收集之後才能完善處理和完整回顧。

可是怎樣才能把「一切」都裝進收集籃呢？下面介紹一些實用的工具。

第一，手機掃描儀。

我常用微軟的一款手機掃描軟件Office Lens。打開Office Lens，對準文檔，手機會自動識別文件邊界。點擊「拍照」，文件會自動被抓取出來。

還有一款APP叫「掃描全能王」，也可以實現同樣的功能。

在辦公室、家裡、機場休息室，我都會在白板上記錄思考內容。

怎樣才能把這些白板筆記放進收集籃呢？

可以打開掃描全能王，對準白板，它會自動識別白板邊界。點擊「拍照」，就能看到把角度擺正、拉平、做過增強和銳化的白板圖。

值得一提的是，印象筆記支持在圖片裡搜索文字。

比如，在印象筆記里搜索「創新」這兩個字，剛剛從掃描全能王同步過來的白板圖就會顯示出來。而且，圖片中我手寫的非常潦草的「創新」兩個字，都會被高亮標記。

第二，名片識別軟件。

印象筆記的高級用戶可以直接把印象筆記當成名片識別軟件，把名片掃描進手機，同時存在印象筆記和手機聯繫人中。

更神奇的是，如果這張名片的主人有領英賬戶，它會自動從領英賬戶獲取這個人的最新信息，甚至可以掃描舊名片，獲得新信息。

第三，其他各種收集器。

這些信息收集工具，目的都是為了讓收集籃開口足夠大，讓印象筆記（或者其他類似軟件）作為唯一的中心，管理所有的知識。完全收集之後，才能完善處理和完整回顧。

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任何時候任何地點通過

任何設備訪問任何文件——雲服務

隨時隨地訪問文件、照片和其他一切資料，將極大地提高商業、管理、個人的效率。

可以用百度網盤同步文件，用小米雲服務同步照片，用QQ同步助手同步短信、聯繫人等。

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善用搜索工具

搜索能力是互聯網時代的必修技能。人生80%的問題，早就被人回答過，只要搜索就好，剩下20%才需要研究。在互聯網時代，搜索技能更為重要。

怎樣才能從「伸手黨」進化為「搜索高手」，獲得80%的已知答案呢？

第一，掌握搜索技巧。

最簡單的搜索技巧，就是「-」（減號）。

比如搜索「克林頓」，但好幾頁都有關「萊溫斯基」，那麼，搜索「克林頓-萊溫斯基」，就可以搜到那些沒有萊溫斯基的頁面了。

再比如搜索減肥的相關內容，每個人的提法不同，有的叫瘦身，有的叫減重。怎麼辦？搜索「減肥|瘦身|減重」，包含這三個詞之一的文章就都被搜出來了。

但這也太多了吧？在正文中提到這些詞的文章，都不是想看的，只有在標題中提到，比如「瘦身的25個方法」才是真正想看的。怎麼辦？

搜索「減肥|瘦身|減重intitle」。「intitle」的意思是：關鍵詞出現在標題中。這樣可以篩選掉關鍵詞沒有出現在標題中的文章。

再比如搜索有關宇宙大爆炸的學術文獻。輸入「宇宙大爆炸」，各種八卦、新聞充斥屏幕。怎麼辦？

很多學術文章的格式都是PDF（便攜式文件格式），可以搜「宇宙大爆炸filetype（文件類型）：PDF」。這樣，只有包含「宇宙大爆炸」的PDF文件才會出現。

第二，善用關鍵詞。

掌握搜索工具的技巧，還不夠。真正「自己拿」的核心，是選對搜索的關鍵詞。巧妙選擇、修改關鍵詞，不斷接近答案。

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君子性非異也，善假於物也——

我的一天

使用提高效率的工具，要感受對效率孜孜以求的心態和「君子性非異也，善假於物也」的狀態。下面講講我的一天是如何藉助這些工具，提高效率的。

早上7點，鬧鐘響起，新的一天開始了。

我看了一眼手機里的日曆——7：30有車來接我坐9：30的航班去北京。

有30分鐘的時間準備出門，這太寬裕了。我對智能音響說：「播放『得到知識新聞』。」然後在新聞的陪伴下，洗漱、跳繩、吃早餐，準備出門。

上車之後，我用語音輸入法回復《劉潤·5分鐘商學院》的留言。然後回復微信、朋友圈、微博、郵件。

還有時間，打開印象筆記，整理收集籃，把幾十條靈感、文字、語音等資料歸到「下一步行動」中。收集籃完全清空，差不多需要1小時，車也到了虹橋機場。

下車時，所有工作都安排完了，一身輕鬆。

因為是中國東方航空的白金卡用戶，我只用10分鐘就到了貴賓休息室。

在用貴賓身份換來的昂貴的30分鐘裡，我打算梳理一個新觀點。我拿出平板電腦，用手寫筆在上面畫起了模型。

廣播響起，我的航班準點登機了。我把模型存入印象筆記，前往登機口。

上了飛機，我戴上主動降噪耳機，飛機的轟鳴聲隨之消失。

打開Kindle閱讀器，用「快速閱讀法」，翻完4本最近想讀的書。這些書都很有見地，但核心觀點其實一篇文章也能講清楚。

看完書後有點兒困，我戴上眼罩，把「吃飯別叫我」那一面朝外，開始睡覺。

在飛機落地的震動中，我被搖醒了。看了一眼手腕上的智能手環，今天我累計睡了8.5小時。達標！打開手機，日程提醒跳出來，告訴我接車司機的姓名、電話和車牌號。

上車後接到一個電話，是個多年沒見的老朋友。

我從智能手環上取下藍牙耳機，戴到耳朵上說：

「張總，好久不見啊。」

他說：

「聽說你來北京了？晚上要不要聚聚啊？」

我說：

「稍等，我看下日程。」

我用手機查完日程，說：

「我的助理非常擅長把我的時間排得很滿。我最後一個會議是21：30結束。21：30我們在××酒店聊一會兒？」

他說：

「好，一言為定。」

掛了電話，微信綁定的Teambition協同軟件提醒我，同事又給我安排了三項工作任務。

我打開任務看板，看了下新任務，然後在日程里鎖死幾個專門完成任務的時間。安排完工作，又回復了幾條《劉潤·5分鐘商學院》的留言，就到了今天的活動會場。

下車時，所有工作又都安排完了，一身輕鬆。

到達會場，主辦方為我準備了快餐。我迅速吃完，進入主會場。

今天要和幾位我非常尊敬的嘉賓同台演講。

坐下來後，我拿出手機支架和摺疊藍牙鍵盤，連上手機，認真做筆記，並存到印象筆記里。受幾位嘉賓的啟發，我突然有了幾個靈感，迫不及待地把它們記錄下來，放入收集籃。

演講完畢，請我做顧問的客戶接我去晚宴。

路上的1小時，和客戶討論項目進展。聊着聊着，我問：

「你有沒有讀過最近的一份新零售分析報告？裡面的數據和洞察很有價值。‍」

他說沒有。我拿出手機，打開百度網盤，把分析報告分享到客戶的微信。所有資料都在手邊，隨時隨地可分享，極大提高了我們的溝通效率。

到了晚宴現場，看到很多新老朋友。有個人和我聊天，但我心裡特別抱歉，想不起他叫什麼了。我說：

「我們合張影吧。」

拍完照後，手機立刻顯示出了他的姓名，並把我們以前的合影都列了出來。

晚飯後，我趕快回到房間，因為20：30有個電話會議。

拿出藍牙音響，連上手機，放鬆地躺進沙發，對着房間開始說話，彼此聲音清晰，就像對方在房間裡一樣。

沒輪到我發言時，我就拿出跳繩運動幾分鐘。

21：15，手機提醒我，15分鐘後要和老朋友見面。

電話會議結束，我來到行政酒廊，點了杯可樂，等朋友來。他如約而至，我們一起回憶在微軟的崢嶸歲月，時而唏噓不已，時而哈哈大笑。

22：30，我已經躺在酒店的床上了。最後一次回復《劉潤·5分鐘商學院》的留言，清空收集籃，看Teambition看板，刷朋友圈。

所有的事情都已清空，一身輕鬆。

為了保證睡眠，我設置了晚11點到早7點的勿擾模式。不在白名單里的電話，都不閃屏、不響鈴、不振動。

到了23：00，我的手機自動進入「勿擾」狀態，整個世界都安靜了。我用藍牙音響放了15分鐘雨水打在窗戶上的白噪音，甜甜地睡去。

充實但不焦慮的一天結束了。我不忙，我只是時間不夠。