編註：本文是少數派 2021 年度徵文活動#效率 21標籤下的入圍文章。本文僅代表作者本人觀點，少數派對標題和排版略作調整。如果你也想參加少數派 2021 年度徵文，可以點擊此處了解更多。「效率」，放置在個人和整體中，這是一個做事的時候皆需要考慮的詞。在個人層面上，我們談論「效率」時，通常它的前面會有一個修飾語，比如「學習效率」「工作效率」。在我們說提高效率的時候，指的是在做一件事時，能夠用更快的速度，更簡單的方式實現它。高效也是一個大多數人都關心的話題，而且「如何利用各種效率工具讓自己變得更高效」，似乎已經成為了一個預設好的、默認的好的事情。在 2021 年，我也不出意外地使用了很多軟件、嘗試了很多種工具，主要包括知識的獲取和整理，時間和日程的管理。與之前不同，我的一大改變是不再追求更複雜更齊全的功能，更傾向使用簡單的、但可以達到核心需求的工具。在聊具體的效率工具之前，我們先捋一捋效率背後的邏輯。有效、無效和半有效時間提高效率，換一個說法就是節省時間。從時間這個角度出發，我們先分解我們平時在工作和學習時花費的時間，看看我們到底把時間花在了哪裡。如果把工作或者學習的時間攤開來看，可以把整塊時間分成三塊，分別是有效時間、半有效時間和無效時間。有效時間指的是那些真正有突出的進展的時間，它只占整塊時間的很小一部分。突出的進展就類似解決了某個 bug，看懂了某個原理。這樣的時間也可以被認為是做事時真正有用的時間。所謂無效時間指的是做一件事情的過程中完全不用花的時間，這段時間純粹是無用時間。舉個例子，如果要使用遠程服務器跑一段程序，那麼設置 IDE 的遠程連接可以說是在這個場景下最優的做法，而其他的方法，比如將代碼文件傳輸到遠程服務器再進行操作就可以說是一種更花時間也更不便利的做法，而後者所花費的無用的調試、修改、重新傳輸文件的時間，就可以被認為是無用時間的一種，它完全不創造任何成果。然而在有效時間和無效時間之間，我認為還存在一種半有效時間。半有效時間指的就是表面上看起來並沒有什麼成效、但是卻不可避免的出現在工作或學習的場景下的那些時間。半有效時間大概可以分為三類：錯誤路徑的探索時間：它有可能是在不同的道路里進行探索時所花的時間。當實現某件事的正確路徑是 A，那麼在實現A之前，可能花了一定的時間探索還探索了錯誤的路徑 BCDE。但是，即使走一個錯誤的路徑，至少也返回了一個信息就是：此路不通。所以這種類型的半有效時間並不算是無效的，而且它幾乎不可能被完全消除。進入狀態的準備時間：第二種典型的半有效時間就是剛開始進入工作狀態的時間。這段時間取決於進入狀態的速度和當時的心情。有些人能夠很快地進入狀態，有些人可能進入狀態需要花的時間比較長。而且，在這種情況下，半有效時間和有效時間的界限其實是比較模糊的，進入做事狀態和進入做事狀態的時間其實是沒辦法被明確地量化的，因此它根本上也無法被統計，而這種無法統計的時間只能訓練自己的感覺來明確地意識到。
簡單的不可自動化工作的時間：第三種半有效時間就是相對於比較重複但是卻沒法自動化的工作，它們有既定的流程，基本上不會出錯。就比如說粗剪一段視頻或者音頻，消除相應的錯句或雜音，它在現有的技術條件下沒辦法完全自動化，但是本身的工作又是不可以缺失的。這種類型的半有效時間並沒有創造出關鍵的成果，但是好像又是不可缺少的一步，或者說它是有效時間之前的預備步驟。
高效工具的根本把做事的時間分為有效時間、無效時間和半有效時間之後，我們能夠總結出來提高做事效率最根本的方法就是增加有效的時間，而增加有效時間的兩個途徑就包括：
減少半有效時間。
而一切效率的工具的根本，都是從這兩個路徑出發來進行設計的。對於第一條路徑來說，消除無效時間的方式還可以再細分成兩個方面。第一個方面是比較宏觀的，將整塊的沒在做事的無效時間轉化成在做事的時間。也就是不要把本應該做事的時間浪費掉，變成一段很長的無效時間。這裡就需要一個良好的日程管理系統。現在的日程管理工具和方法，比如 To-do list 或者子彈筆記，這些工具被設計出來的目的其實都是提前規劃自己的工作和學習的時間，減少無效時間，讓人在應該學習和工作的時候不要玩得太脫，把無效時間轉化成半有效或者有效時間。另一個方面是使用快捷的操作或流暢的工作流來降低實際做事時花費的無效時間。在做事前的無效的時間，往往是由於一個不順暢的流程導致的。而要想消除這樣的無效時間，就應該讓做事的流程變得更加順暢。這裡根據不同工作的具體需求，應該會更偏向具體領域知識。下面的章節我會具體介紹在學術科研領域中，我在閱讀論文時的工作流程和使用到的工具。
對於第二條路徑來說，想要減少半有效時間，同樣有兩個方面。第一個方面是應該找到把半有效時間轉化成有效時間的方法。比如番茄鍾，它本質上是為了增加有效時間，用番茄鐘的規則來限定自己專注的時長，從而最大程度地改變自己對待時間的態度來儘可能地讓半有效時間轉變為有效時間。另一方面是通過改變自己的能力、調整自己的狀態，從根本上減少半有效時間。讓自己自然而然地掌握快速進入狀態的能力，或者是長期地提升自己的專業能力，從而減小自己走向錯誤路徑的可能性。以下的章節我也會具體介紹我在冥想、反思復盤中的一些流程。
在消除無效時間上，我設置了一個日程管理系統和一套從輸入到輸出的完整工作流。說到日程管理，但凡關注一點高效工作的內容，應該都對這個概念不陌生。儘管市面上有特別多的日程管理工具，但是它們沒有一個能夠完全滿足我的需求，所以兜兜轉轉之後，2021 年末三個月，我還是選擇了用紙質筆記本來設計我自己的日程管理系統。它結合了一些其他日程管理的優點，但又能夠 100% 貼合我自己的需求。我使用的是 Traverler's Notebook 標準大小的筆記本（每張紙的大小約為 A4 紙的 1/3），每一周我會使用兩頁紙來進行規劃。整個日程的管理包括了預先以周為單位的計劃、飲食記錄還有每日的 To-do list。以下是一個我實際使用的例子，因為不想暴露具體的內容，因此我對圖片做了模糊處理，但能基本看清整個頁面的布局。在第一頁紙上，從上到下分別有三個部分：A、B、C；在第二頁紙上，整個頁面沒有特別的區分，用 D 來表示。A 區域會記錄一日三餐，這裡我沒有每天都記，只是會特別記錄一些聚餐或者吃的比較多或特殊的情況。B 區域是該周要做的事情的概覽，簡單地劃分為早中晚三塊。在每周開始時，我會記下本周重要的事項，比如重要的考試、會議、聚會等等。在下圖中可以看到，B 區域的每一塊幾乎都有一些序號，這些序號對應着 C 區域的相應事件。C 區域具體記錄本周要做的事情，根據四象限法，把它們從左到右分為「緊急且重要」「緊急不重要」「重要不緊急」「不重要不緊急」四個部分，然後分別像寫 To-do list 一樣寫下來對應的事項。把四象限法從左到右寫的好處是，所有的事情就會像一個隊列一樣排開，每次我需要注意的就是最左側沒有完成的事項即可。
這時候重要的一步是：把每一件事都用數字進行標記，然後逐個估計完成的時間，在 B 區域填上對應的事項的編號。這樣做的好處在於，能夠在做一件事之前，就大體預估需要的時間，並且能夠合理地安排在一周具體的時間裡。這裡具體時間的粒度不需要太細緻，比如幾點到幾點，只需要精確到某個早上或下午即可。這樣做既可以避免某些時候突如其來的摸魚心理，又可以不過分地高估自己一周能夠完成的事情。在下一頁中，我會在 D 區域按照順序撰寫這一周的每日代辦事項。每天都分開了左右兩個部分，左邊是工作和學習，右邊是生活。在工作和學習的部分，因為有 B 和 C 區域的提示，所以不需要重新把 C 區域的具體事情再寫一遍，只需要用序號代指大的事項即可。在當日的工作安排時，每日代辦事項的任務會更細化，比如說假設 B 區域中周四有一個任務編號為 3，查找 C 區域可發現編號3對應的任務是「完成課程論文」，那麼在 D 區域中周四當日的規劃可能先會寫一個 3，然後再細化到一系列子任務的 To-do list，比如查找相關文獻、整理文獻的主要內容、撰寫某一塊的正文等等。也就是說D 區域實際上是 C 區域的一個具體任務的細化。那麼以上整個流程對我來說非常舒適，雖然看起來手寫是花費了一定的時間，但是它能夠很大程度上規劃我未來的一到兩周，甚至是一個月的工作的內容。既可以幫我記錄未來的事情，又可以讓我每天規劃和細化具體的工作，還可以讓我復盤和反思我的行動。可以說是對我來說特別行之有效的日程管理方式。從輸入到輸出的工作流那第二個想要介紹的消除無效時間的方式也是一個大多數人都會經歷到的一種工作流程：從輸入到輸出。絕大多數的腦力勞動都少不了這一個階段。那這裡我會具體地介紹一些我覺得比較好的軟件。看文章用什麼？2021 年，我開始主動選擇自己閱讀的內容，開始使用 RSS 來訂閱不同的內容。目前我用的 RSS 聚合閱讀的工具是Inoreader。對於我來說，過量的 RSS 反而是一個負擔。對我來說，使用 Inoreader 只需要滿足大概一周一次的自主閱讀，目前完全夠用。文獻管理用什麼？Mendeley可以說是我 2021 年用的最驚喜的文獻管理軟件。它徹底解決了我管理論文的痛點。在最開始的時候，我閱讀和管理文獻的方式是：首先看到一篇文章可讀，然後把它直接下載下來，自己用年份、期刊和方法名來命名，然後整理到一個文件夾里。在起初，我並沒有意識到這樣做就是一種無效時間，但是當我看的文章越來越多，有時候只是想花一個半個小時來大略看一下文章的時候，我就會發現：如果再遵循「下載–改名–移動文檔」的流程，這種方法真的太低效了。而我之前並不是沒有嘗試過使用文獻管理軟件，比如 Citavi、Endnote 等，但是它們都沒有 Mendeley 如此順暢的流程。使用 Mendeley 之後，我的讀論文流程就變成了：首先，當我看到一篇文章值得保存時，我可以直接使用 Mendeley 的插件將這篇文章的信息保存在 Mendeley 的對應的層級文件夾中。然後這時 Mendeley 就會自動地下載這篇文章的 PDF 版本，並且能夠按照設置好的分類方式、自動命名，保存。接着打開 Mendeley，能夠快速地從最近添加中找到剛才保存的文章，直接查看 PDF 版本，在這上面做筆記。這個流程相比之前就更加順暢和省時。這裡還想分享一個我在閱讀論文的改變：我之前特別喜歡在 PDF 上塗畫，標註，然後在筆記上寫下一些英譯中之後的重點。但是現在我簡化了整個看論文的流程，結合語雀這個軟件來整理論文的筆記。我減少了對 PDF 的標註，也不再做英譯中的工作，會直接將論文的原文摘錄到筆記的軟件上。不做英譯中的工作是因為我發現，這本質上是一個非常低效的工作流。因為我腦內不僅對論文有印象，還要對一份中文筆記有印象，這無疑是在增加大腦的負擔。到了未來的輸出環節，這份中文筆記將幾乎幫不上任何忙，一方面為了術語的準確，不可能再做一遍中文到英文的翻譯，另一方面中文筆記也讓我整個讀論文的流程更不流暢。記錄和輸出用什麼？那麼接下來就要說到語雀這個軟件。語雀是我目前最主力使用的筆記軟件。這是我在用了印象筆記、OneNote、有道雲筆記、飛書妙記、幕布、石墨文檔之後，覺得最符合我需求的筆記。對我來說，筆記軟件需要滿足我的最大的兩個需求是能夠用支持 markdown 語法、能夠有像文檔一樣的層級架構，那麼目前的主流的筆記軟件的情況如下：雖然 OneNote 也具備層級目錄，但是 OneNote 不支持 markdown 語法和鍵入公式。當我在今年剛開始使用飛書的時候，我的驚喜來源於它能夠既支持 markdown 又能夠將文件通過層級架構，但是它的知識庫功能只能創建三個，這個數量還是有點少了。而當我使用語雀時，我知道這就是我一直在尋找的筆記軟件。儘管語雀仍然有一些小問題，比如輸入公式時不完全遵循 markdown 的語法，有特定的插入方式；但是它仍然非常適合整理某一門課的內容，適合歸總不同的論文筆記（按照不同的類別分類），適合匯集寫作的成稿、素材和靈光一現。雖然語雀滿足了我對大部分的筆記記錄的場景，但是飛書我也仍然在使用，它的顏值更高，而且還能夠在文檔里嵌入很多東西：比如思維導圖、倒計時、高亮的文本框。飛書更適合的場景是：寫單個的文件作為傳播，但不適合記錄大量的成體系的內容。除了常見的筆記軟件，我還在使用 flomo 作為短小內容的記錄。通常對於一些突如其來的靈感、一些從 RSS 內容里摘錄的片段，我都會記錄在 flomo 中。雖然我沒有它仔細的按照標籤來進行整理，但是flomo 可以說是一個最快捷的電子便簽本，我只需要打開它的網頁就可以直接寫一段話或者粘貼一張圖片，不需要像其他筆記軟件一樣需要先打開特定的筆記本，找到應該添加的地方，然後才書寫的操作這樣複雜。那以上介紹的都是消除無效時間的部分，另一條實現高效的途徑是減少半有效時間，或者說將半有效時間轉化為有效時間。我在寫程序的時候，遇到問題的第一反應就是：只要坐得足夠久，bug 一定會消失。言下之意是，只要有足夠的半有效時間，那麼有效時間一定會存在的。雖然有效時間可以說是整塊時間的一個高光時刻，半有效時間仍然對有效時間的產生做出了鋪墊，因此半有效時間是無法被消除的，只能儘可能地減少。那這裡姑且不說具體的領域的能力要怎麼提升，只談其中的共性的解決途徑：時間管理和注意力的提高。最簡單的時間管理在時間管理上，我選擇了 Chrome 的插件Marinara作為時間管理工具。因為我大量的工作都會使用電腦，所以如果使用手機記錄番茄鍾總會有一種不太流暢的感覺。Marinara 的設計非常簡單，只需要把插件固定在首頁，點擊番茄圖標即可進行具體的操作，插件也會顯示時間的減少。而且最重要的是，我認為 Marinara 最大的優點就在於它非常簡潔的統計界面。實際上，很多目前的番茄鍾軟件的統計其實有一點過度了（對我來說）。比如會有每個時段的番茄鍾數量統計等等。但是 Marinara 只記錄每天的番茄鍾數量，並且有簡單的月平均、周平均，每日不同時段的分布、每周不同天的分布以及類似 Github 提交頁面的總體概覽。這個其實非常方便地讓我比較我這周的一個總體情況和歷史的其他情況。比起手機界面的不斷操作，Marinara 的設計是非常極簡的，一目了然。讓自己更敏感那麼最後一點減少半有效時間的方法就是「讓自己變得更敏感」。這個意思是指需要對自己的工作或者學習狀態有更好地察覺。一方面，察覺到自己何時在走神，何時沒有進入狀態，何時開始進入狀態。另一方面，察覺到自己在長時間的學習或工作狀態有什麼問題，並進行下一步的規劃。冥想關於察覺自己當下的注意力情況，並且快速調整自己的狀態，我會使用冥想的方法。2021 年，我對於冥想也只是一個嘗試，才剛開始看 B 站的一些視頻來學習。通常我在晚上的效率都不太高，會比較倦怠，因此我會在晚飯後進行十五到二十分鐘的冥想。效果非常顯著，因為馬上能夠沉靜下來，很快地進入狀態。反思與復盤當小時間內的專注力通過冥想得到提升之後，我開始慢慢地把這種敏感性擴散到一個更長期的範圍，我對一天、一周或一個月的整體的情況有了更強的敏感性。結合我在之前提到的日程管理，通過記錄，我能夠對自己一段時間進行反思，然後再通過反思的結果指導我下一步的行動。但是這裡的反思並不是批評自己哪裡做得不好，而是調整自己的策略。比如發現自己在哪些時候比較低效，那麼就儘可能地順應自己的身體規律，對目前的安排做出一定的調整，而不是強迫自己一定要在某個時間段高效工作。沒有永恆的效率組合當我們在談效率時，我們更多的是在說要達到一個穩定的、高效的學習或工作流。一個好的工作流，必然是具備高可用性的、可重複的、長期穩定的特性。這個流程本身可能由非常多的工具組成，這些工具組成了一個人的效率系統。我希望建立一套這樣的系統，它完整、不會改變、用極簡的流程帶給我舒適的體驗，但是這是不可能的，因為這樣的效率系統是隨時可能被打破的。我做的事情在不斷地變化，所以需求也在不斷變化。我幾乎嘗試過市面上所有的筆記軟件、日程管理和時間管理的軟件。有些軟件我的確用了很久，但是幾乎都沒有超過一年。更多的情況是，它們積累了我在某一段時間的電子數據，然後就會被塵封在電腦或者服務器的角落裡，打開也是寥寥數次。我希望的是有一個完美的軟件，它能夠符合我的一切想象，讓我能夠完整地書寫和記錄自我。但是，這件事根本不可能。每個產品都有不一樣的設計的考慮，服務的也是大多數人，小部分群體的稀奇古怪的要求很難被完全覆蓋到，all-in-one 是不可能實現的。如果你也是一個非常在意自己的需求能夠在這些工具中被滿足的人，那麼或許更好的方式是成為一個產品經理，自己設計一個產品，或者對現有的產品進行一些簡單的修改和調整。但是什麼才是簡單的修改呢？比如我在不知道語雀的時候，試圖使用 hexo 搭建一個類似文檔的博客主頁來作為筆記的存放地，但是這一步修改其實就會花費很多時間，更不要說如果用 hexo 來記筆記會多出很多無效時間。那麼這樣的曲線救國真的算不上是「簡單的修改」了。就算是簡單的修改之後的新的工具，是不是又會在不久之後被拋棄？這樣的話，對工具的個人化改造所花費的時間，到底值不值得呢？探究效率的時間是半有效時間使用軟件、使用工具、研究它們的內容，這一直是我在無意識做的事情。但是我發現一些人不太會關注效率相關的內容，而且似乎也沒有受到什麼影響。反而是我在思考怎麼樣利用現有的工具滿足自己的需求時，往往會產生這種想法：一個破番茄鍾我都能試五種，啊我是不是太關注這方面的事情了。頗有種「差生文具多」的感覺。因此我常常會有這樣的疑問：用 ABCDE 不同的方案和做法來自我管理和生活，真的有那麼重要嗎？真的有效果嗎？在效率這件事上花的時間越多，就越可能把時間花在另一件事上：讓目前沒有符合自己需求的工具變得符合自己的需求，而這對少數人的確是有意義和有趣的，但對大多數人來說，這無異於是一種削足適履的行為。探究效率的提高是有用的，但它也沒有那麼有用。對怎麼樣高效的行動過分的關注，不可避免地就是一種半有效時間，它不直接產出進展，只能說是為了關鍵進展而打的基礎。因此為了達到高效，我們還是應該減少關注高效行為的半有效時間。短視頻里有一種教學類的視頻，能夠在很短的的時間裡，教你一個軟件的快捷的操作。它們甚至有一個固定的劇本，剛開始的時候，兩個員工一個花了很久才完成一件事，另一個幾分鐘搞定。然後開始出現一段快捷操作的教程。我對這類的視頻一直介於兩種感覺之間，一種是「哇這好有用」，另一種是「哇我真的要用的時候也看不到且不需要這個視頻了」。做這件事是有快捷的方式的，但是當我真正投入去做的時候，我自然能夠通過搜索引擎找到應該怎麼做的方法。因此，刷到這樣的視頻時，我只能獲取一個信息，就是「xxx 操作是有快捷的方式的」，而不會真的去看這個快捷方法到底是怎麼實現的。因此，在看這樣的視頻時的時候，對我來說，看起來是有效時間，其實也只能算是半有效時間。如果從這個角度出發，很多與效率相關的文章，包括本文，創作者在創作的時候或許對其來說是有效時間，但是從讀者的角度來說，在讀到這些文字的時候，它們本質上都還是半有效時間。不要指望讀完了這篇文章，或者其他的任何介紹某個軟件或者修改它們的文章就能夠真的對當前你要做的事情有什麼幫助。要去真正地做這件事情，而不是糾結到底用怎麼樣的效率工具。整齊反而慢，混亂才更快不可否認，工具的產生，特別是虛擬工具讓人的生產的效率變得很高。但是，我們在使用這些軟件的時候，是不是也對它們產生了依賴？由於工具無法完全滿足我們的需求，是不是我們可能無法自由地書寫、無法自由地擴展我們想法。既然沒有任何一個工具能夠滿足我的需求，那麼任何一個工具都有可能帶來這樣的限制。我已經無法脫離這些工具了，如果今天我要停止使用以上的工具，那麼可能這篇文章也不可能被創作出來。因此，強調工具帶來的限制和問題並不是說我們都要停止使用這些工具，而是說，我們還是應該做出一點什麼，來創造屬於自己的工具，讓自己能夠更好地思考，實現更高效的工作和生活。針對這一點，我現在只能想到用手寫去對抗對工具的過度依賴。我仍然會用紙和筆這種最傳統的方式來記錄我最私密的想法、最有趣的經歷，它們在一個線性的排列中，和隨意摘錄的一段話，或者一本書的讀書筆記一起，與現在市面上的筆記的複雜功能不同，它簡單又混亂，但是卻特別容易激發我的靈感，讓我感到意想不到的連接感。這個在任何的筆記軟件中我都沒有這種感覺。也許有時候，整齊才是慢，而混亂才更快。https://sspai.com/post/71159?utm_source=wechat&utm_medium=social題圖來自 Unsplash：@bajkorenata
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