Excel 中,函數與公式無疑是最具有魅力的功能之一。使用函數與公式,能幫助用戶完成多種要求的數據運算、匯總、提取等工作。函數與公式同數據驗證功能相結合,能限制數據的輸入內容或類型,還可以製作動態更新的下拉菜單。函數與公式同條件格式功能相結合,能根據單元格中的內容,顯示出用戶自定義的格式。在高級圖表、透視表等應用中,也少不了函數與公式的身影。
雖然學習函數與公式沒有捷徑,但也是講究方法的。小編總結了無數 Excel 高手的學習心得,以便教給大家正確的學習方法和思路。今天我們來了解如何定義動態引用的名稱。
定義動態引用的名稱
動態引用是相對靜態而言的,一個靜態的區域引用,如 $A$1:$A$100 是始終不變的。動態引用則可以隨着數據的增加或減少,自動擴大或是縮小引用區域。
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使用函數公式定義動態引用的名稱
藉助引用類函數來定義名稱,可以根據數據區域變化,對引用區域進行實時的動態引用。配合數據透視表或圖表,能夠實現動態實時分析的目的。在複雜的數組公式中,結合動態引用的名稱,還可以減少公式運算量,提高公式運行效率。
示例1-1 創建動態的數據透視表
通常情況下,用戶創建了數據透視表之後,如果數據源中增加了新的行或列,即使刷新數據透視表,新增的數據仍然不能在數據透視表中呈現。可以為數據源定義名稱或使用插入「表格」功能獲得動態的數據源,從而生成動態的數據透視表。
在圖 1-1 所示的銷售明細表中,首先定義名稱「Data」。
公式為:=OFFSET(銷售明細表!$A$,,,COUNTA(銷售明細表!$A:$A),COUNTA(銷售明細表!$1:$1))
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圖 1-1 銷售明細表
接下來使用定義的名稱作為數據源,生成數據透視表。
步 驟 1 單擊數據明細表中的任意單元格,如 A5 單元格,在【插入】選項卡下單擊【數據透視表】按鈕,彈出【創建數據透視表】對話框。在【表 / 區域】編輯框中輸入已經定義好的名稱「data」,單擊【確定】按鈕,如圖1-2 所示。
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圖 1-2 創建數據透視表
步 驟 2 此時自動創建一個包含透視表的工作表「Sheet1」。在【數據透視表字段列表】中,依次將「銷售人員」字段拖動到行區域,將「產品規格」字段拖動到列區域,將「銷售數量」字段拖動到值區域,完成透視表布局設置。
在銷售明細表中增加記錄後,右擊數據透視表,在快捷菜單中選擇【刷新】命令,數據透視表即可自動添加新增加的數據匯總記錄,如圖 1-3 所示。
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圖 1-3 刷新數據透視表
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利用「表」區域動態引用
Excel 的「表格」功能除支持自動擴展、匯總行等功能以外,還支持結構化引用。當單元格區域創建為「表格」後,Excel 會自動定義「表 1」樣式的名稱,並允許修改命名。
示例1-2 利用「表」區域動態引用
如圖 1-4 所示,單擊數據區域任意單元格,如 A2,依次單擊【插入】→【表格】按鈕,彈出【創建表】對話框。保留默認設置,單擊【確定】按鈕,將普通數據錶轉換為「表格」。
插入「表格」後,Excel 自動創建「表 + 數字」的名稱。
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圖 1-4 創建表
如圖 1-5 所示,按下組合鍵彈出【名稱管理器】對話框,單擊名稱「表 1」,此時【刪除】按鈕和引用位置都呈灰色無法修改狀態,隨着數據的增加,名稱「表 1」的引用範圍會自動變化。
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圖1-5 插入「表」產生的名稱不能編輯或刪除
用戶可以使用此名稱來創建數據透視表或是圖表,實現動態引用數據的目的。如果在公式中引用了「表格」中的一行或一列數據,數據源增加後,公式的引用範圍也會自動擴展。
創建自定義函數
在工作中,有時會使用到非常複雜的嵌套函數,這類函數很適合通過定義名稱,藉助Microsoft365專屬Excel中的LAMBDA函數改造成結構簡單的自定義函數,以便多次調取使用。
LAMBDA 函數能夠讓用戶在 Excel 中創建自定義的函數,從而完成一些較為複雜的計算。其語法如下:
=LAMBDA([parameter1,parameter2, ...,] 計算 )
其中的 parameter1、parameter2,……參數是要傳遞給函數的值,可以是單元格的引用、字符串或是數字,最多可以輸入 253 個參數。「計算」部分則是要執行並作為函數結果返回的公式。其語法相當於:
=LAMBDA( 定義的參數 1, 定義的參數 2,…執行的計算方式 )
例如,以下公式定義了兩個參數 x 和 y,然後執行相加運算,返回兩個參數的和。
=LAMBDA(x,y,x+y)
單擊【公式】選項卡下的【定義名稱】按鈕,彈出【新建名稱】對話框。在【名稱】文本框中輸入「Mysum」作為自定義函數的名稱。在【引用位置】編輯框中使用以上公式,如圖 1-6 所示。
在工作表的 C1 單元格中輸入以下公式,即可返回 A1 和 B1 兩個單元格的合計值,如圖 1-7 所示。
=Mysum(A1,B1)
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圖 1-6 創建名稱
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圖1-7 使用自定義函數
名稱可以通過模塊化的調用使公式變得更加簡潔,同時在數據驗證、條件格式、高級圖表等應用上也都具有廣泛的用途。試着跟着上述技巧學習運用吧!
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《Excel 2019函數與公式應用大全》
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