鑽石舞台

禁用PPT，改用敘述體

如果你問亞馬遜最近招聘的員工，他們加盟公司以來感到最意外的是什麼？高居榜首的答案肯定是：

「很多會議的前20分鐘寂靜得可怕。」

在亞馬遜開會，簡短的問候和寒暄之後，大家坐在會議桌旁。這時，會議室會變得寂靜無聲，沒有人說話。為什麼會寂靜無聲呢？因為在開始討論前，大家必須閱讀一份六頁紙的書面文本。

亞馬遜依靠書面文字闡述和溝通想法的程度遠勝於大多數公司，這使它獲得了巨大的競爭優勢。

亞馬遜主要採用兩種敘述體文本：

亞馬遜創立初期，作為「傑夫的影子」，我（柯林）的一大職責是管理S-Team會議的議程。這個會議每周二舉行，通常會持續4個小時。會議80%的時間都用於討論執行的問題，也就是說，公司如何推進S-Team目標的實現。在S-Team會議上，我們會挑選2～4個S-Team目標，然後對它們的進展情況「刨根問底」。

會議的代價很高昂：從準備到召開，公司的高層領導們每周至少要花費半天時間。考慮到會議所做決策的類型，決策風險是很高的。

在早期，每次「刨根問底」開始時，都是相關團隊陳述自己工作目標的進展情況。通常，團隊的某個或多個成員會藉助PPT幻燈片做口頭陳述。我們發現，這種陳述往往無法達到原本的目的。陳述形式讓人很難評估工作的實際進展，而且會妨礙陳述按計劃進行。總之，這種「刨根問底」形式讓陳述人和聽眾都感到沮喪，效率低下，容易出錯。

我和傑夫經常討論如何改進S-Team會議。2004年年初，經過一次特別艱難的PPT陳述後不久，我們坐飛機出差，途中有一段時間無所事事，於是我們閱讀並討論了哈佛大學教授、信息視覺化權威愛德華·R.塔夫特（Edward R. Tufte）的文章《PPT的認知方式：金玉其外、敗絮其中》(The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching out Corrupts Within)。

塔夫特用一句話道出了我們所處的困境：「分析越具有因果性、多變量、比較性、證據支撐性，信息的密度越高，PPT的害處就越大。」這種描述完全符合我們的S-Team會議討論：非常複雜，相互牽連，需要探究大量的信息，決策帶來的後果越來越重大。

線性推進的幻燈片不太適合這種分析：幻燈片很難讓人相互參考想法；文字稀少，無法充分地表達想法；視覺效果與其說給人啟發，不如說讓人分心。PPT沒有讓事情變得清楚而簡單。相反，它會使討論缺乏重要的細微差別。我們開會時，即使陳述者給出了注釋、視頻等支撐信息，PPT陳述也遠遠不能充分表達。

此外，亞馬遜的聽眾都是日程安排很滿、經驗豐富的公司高管，他們渴望儘快把握問題的核心。他們完全不理會幻燈片，而是不停地向陳述者提出問題，催促他說重點。有時候，這些問題根本無助於弄明白某個點或使陳述順利進行，反而會使整個會議遠離討論的主題。有的問題提得過早，下一張幻燈片才會給出答案，因而陳述者會被迫重複同樣的內容。

塔夫特提出了一種解決辦法。他在文中寫道：「對於正式的陳述，可以將PPT替換為包含文字、數字、數據圖形和圖片的紙質材料。紙質材料的信息密度高，可以為閱讀者提供證據語境，並對證據加以比較、引述和重組。相比之下，PPT的信息密度低、容易遺忘，讓聽者處於迷茫和被動的狀態，還會降低陳述者的可信度。」

塔夫特提供了一種明智的做法：「大型組織要完成這種轉換，需要明確的行政命令：從現在起，做陳述的軟件必須是微軟的Word，不能用PPT。要習慣用它。」基本上，我們就是這樣做的。

塔夫特的文章並非我們改用敘述體唯一的推動力，但它闡明了我們的想法。2004年6月9日，S-Team成員都收到一封電子郵件，主題是：「從現在起，S-Team會議不再使用PPT做陳述。」

這封郵件簡單而直接，但影響巨大：從那天起，在S-Team會議上，所有S-Team成員都必須寫簡短的敘述文來陳述自己的想法。PPT從此被禁用。

這封郵件是由我（柯林）發送的——當然得由傑夫授意，因為如此重大的變革，公司里只有他才能授權。發完郵件後，我感覺非常棒。我們終於找到了提高S-Team會議效率的方法，因此，我以為這封郵件會大受歡迎。但是，我想錯了。郵件迅速傳遍亞馬遜管理層，瞬間的、幾乎普遍的反應是：「你是在開玩笑吧？！」

當天晚上和接下來的幾天，大量的電話和電子郵件向我湧來，詢問相關情況。那些兩周內就要做陳述的S-Team成員，抗議尤其強烈。他們必須馬上理解這個新的敘述流程，學會高效地使用現有的工具。畢竟，醞釀數月的新想法，其命運取決於會議的結果。

對於這種反應，我們也許不應該感到意外。2004年6月9日之前，亞馬遜的許多會議一直都默認採用PPT作為交流想法的工具，很多公司過去和現在也都是這樣做的。

它的好處和風險，大家都非常清楚。傾聽魅力非凡的高管藉助精妙的話語、跳動的圖片和優雅切換的幻燈片做令人振奮的陳述，還有比這更令人愉悅的事情嗎？但如果幾天後你無法想起他陳述的細節，怎麼辦？

最難受的是，即使陳述的結構混亂、模板單調、文字太多太小而無法看清，你也得強忍着聽完。更糟糕的是，陳述者如果因為緊張而說話結巴、倉促地切換一張張幻燈片，會讓人感到如坐針氈。

然而，採用PPT的真正風險，是它會影響決策：即使想法不怎麼樣，善於表達的陳述者也可以引領團隊同意；結構混亂的陳述會讓人困惑，因而討論會變得雜亂無章、缺乏重點，本來很好的想法未能得到認真考慮；單調、乏味的陳述會麻木聽眾的大腦，他們會走神或開始查看電子郵件，因而錯失潛藏於單調的說話聲和平淡的圖片之中的好想法。

掌握敘述體陳述的方法，需要花時間。首先，敘述體應該採用什麼形式，這並沒有任何既定規則。對於變革的原因，傑夫給出了簡短的解釋：

按照今天的標準，我們最初所做的那幾次敘述體陳述糟糕得可笑。有些團隊忽視了篇幅限制——敘述體備忘錄要足夠簡潔，才能在會上讀完。有的團隊滿腔熱忱，覺得篇幅太短無法充分地表達自己的想法，竟然寫了三四十頁。

知道我們對篇幅限制是認真的，有些團隊就選擇小號字體，縮小頁面空白，採用單倍行距，每頁儘量多擠入文字。我們想要的，是寫作的益處，不是16世紀的文本樣式。

逐漸地，我們確定了標準格式：長度——最多6頁，不許在版式上耍小聰明，可用附錄補充相關信息或支撐材料，但不要求會上閱讀。

如何寫高效的「六頁紙備忘錄」

改用敘述體備忘錄後，團隊的想法和論證就處於「舞台」的中央。今天，那些對陳述成功起着巨大作用的演講技巧和幻燈片製作技術被消除，從而營造出公平的「競賽」環境。

團隊的所有隊員都可以做出貢獻，參與敘述體備忘錄的寫作、檢查和修改，直到臻於完美。不言而喻， 明智的決策的來源是想法，而不是個人的演講技巧。

現在，原本用於製作精美的、圖文並茂的幻燈片的時間，就可用於做更重要的事情。我們不必再浪費時間和精力去講台上預講，許多團隊的領導者也會如釋重負，不再有重要的、不必要的壓力源。

陳述者是出色的推銷員、內向者、新進公司的大學畢業生，還是具有 20 年豐富經驗的副總裁，這些都不重要，重要的東西都寫在紙上。

而且，敘述體備忘錄便於攜帶、擴展和傳閱，任何人、任何時間都可以閱讀，不需要記錄或錄音也可理解陳述的內容。每個人都可以對備忘錄加以編輯或評述，而且很容易進行雲分享。敘述體備忘錄本身就是記錄。

閱讀者的優勢：信息密度和想法關聯

一個有用的比較指標，是我們所說的「敘述信息倍增器」。常見的Word文檔採用Arial字體、11號字，每頁的字符數平均為3000～4000個。

為了加以比較，我們分析了最近50次S-Team會議的PPT，發現每張幻燈片所含的字符數平均僅為440個。這就是說，書面的敘述體文本的信息密度，是常見PPT的7～9倍。考慮到PPT的上述局限，敘述體信息密度的倍數還會增加。

根據塔夫特的估計，人們的閱讀速度要比陳述者的說話速度快三倍。也就是說，在相同的時間內，他們閱讀敘述體文本所獲得的信息，要比聽 PPT陳述多得多。因此， 敘述體文本可以在更短的時間內傳達更多的信息。

考慮到S-Team成員每天要參加很多會議，「敘述信息倍增器」本身就具有倍增作用。改用這種信息密度更大的形式，關鍵決策者在某個時段內獲得的信息量會更多。

敘述體備忘錄還可以使非線性的、關聯性的討論自然地展開——線性的、剛性的 PPT 則無法做到這一點。正是這樣的想法關聯，決定着我們許多重要的商業機會。

此外，獲得的信息越充分，決策者的決策質量就會越高，對團隊陳述的戰術和戰略計劃所做的反饋會更好、更詳細。公司高管們對重要計劃的信息了解得越充分、越深入、越廣泛，我們就比所有其他依賴傳統的低帶寬溝通方法（比如PPT）的高管擁有的競爭優勢越大。

陳述者的優勢：思路更清晰

我們知道，寫敘述體備忘錄要比做 PPT更艱苦。這其實是好事。寫作行為本身會迫使寫作者更深入地思考、綜合，而做PPT則不必如此。書面表達的想法，都經過充分的思考，尤其是整個團隊都參與檢查並給出反饋。將所有相關事實和重要論點組合成連貫的、易懂的文本，這是一個令人畏懼的任務——它也應該讓人畏懼。

作為陳述者，我們的目標不只是介紹某個想法，還要表明這個想法是經過仔細權衡和縝密分析的。與PPT不同，紮實的敘述體備忘錄可以（而且必須）表明那些為數眾多、常常大不相同的事實和分析是如何關聯的。雖然 PPT理論上也可以做到這一點，但經驗表明，幾乎沒有PPT 能夠真正做到。

完整的敘述體備忘錄還應該預料到可能的反駁、疑慮以及我們希望團隊給出的不同觀點。寫作者不得不預料到刁鑽的問題、合理的反駁，甚至是常見的誤解——並主動在敘述體備忘錄上加以回應。

敘述性陳述根本無法掩蓋重要的問題，尤其是你知道它會被挑剔的聽眾仔細地剖析。雖然這一開始聽上去有些嚇人，但它反映了我們的長期承諾：深入地、正確地思考我們面臨的機會。

觀點有說服力，其基礎是「觀點、論據、結論」這六個字的寫作箴言。成功的敘述體備忘錄要為讀者理清思路，繼而創造有說服力的論證，而不是羅列一堆毫無關聯的要點和圖片，讓聽眾自己去理清思路。

要想寫作有說服力，就需要甚至必須思路清晰——這對多個團隊合作的想法尤為重要。敘述體備忘錄要求團隊同步。否則，他們就得在文中明確地說明尚未達成一致的地方。

愛德華·R.塔夫特以其一貫的坦率而簡明的風格總結了敘述體優於PPT的地方：「PPT因為我們愚蠢的想法而變得醜陋不堪，錯誤百出，而PPT的散漫性卻使我們更容易獲得愚蠢的想法。」

如何用敘述體備忘錄開會

會議一開始，就分發敘述體備忘錄，然後所有與會者開始閱讀，時長通常與陳述 PPT的時長大體相當——約為20分鐘。在此期間，很多人會在備忘錄上做記錄或評註。所有人都示意讀完後，討論隨即開始。

我們知道，人們閱讀複雜的信息，平均每3分鐘能讀完一頁。反過來，這也決定了書面文本的有效長度：會議時長60分鐘，文本長度約為6頁。

因此，我們建議團隊遵守6頁紙的上限要求。毫無疑問，有時候，你會覺得很難將一個完整的備忘錄壓縮到這個篇幅，但PPT陳述者也有時間限制——其實是受到會議時長的限制。我們認為6頁紙應該足夠了，不過我們會隨時檢討並在必要時加以修訂。

出品方：磨鐵圖書

出版社：北京聯合出版公司