鑽石舞台

編註：本篇文章為 Microsoft 365 工具升值包的試讀內容，Microsoft 365 工具升值包是少數派針對 Office 辦公套件推出的「工具 + 教程」定製化產品，旨在幫助你用好手邊的工具，發揮工具真正的價值。

在上一篇文章中，我們向大家介紹了「設計思維」和「效率思維」，並由此延伸出「幻燈片設計」的三個階段：結構化、圖像化、場景化。讓我們按部就班，從梳理信息開始，依序做好內容的排版、圖像的轉換，以及最終能夠搭建出整體的故事場景。

從本篇開始，我們將依循這一套方法論，分階段具體和大家聊聊，如何做好「幻燈片設計」。

▍為什麼我們需要先做「結構化」

先回想一下，當我們打開空白的 PowerPoint，我們是怎麼開始，一頁頁完成幻燈片的呢？肯定是整理手邊的講稿、文件、數據，或者網上查到的數據，依照講述的框架排好順序，再一一填入 PPT 中。

在這個過程中，不管你做的是數據型的工作匯報，或是觀點式的演講內容，多數情況下，這份 PPT 裡面的幻燈片，還是文字描述的頁面居多的。這是因為大多數信息的載體，都是以文字為主。

既然最初的幻燈片內容，都是文字為主，那如何依據整體的邏輯框架，做好大段文字的排版設計，進而突出重點信息，就顯得特別重要了。而這，就是「結構化」。

有些人可能會問，既然都做幻燈片了，為什麼還要「結構化」，做大段文字的排版呢？為什麼不直接「圖像化」呢？這其中主要有「內容」和「使用情境」兩方面的考慮。

首先在「內容」方面。「結構化」讓我們先梳理文字信息，找到內容背後的邏輯關係，同時精煉出重點信息與關鍵詞，而這正是「圖像化」前必須有的準備工作。如果沒做好內容的梳理，你很可能找到與重點關係不大、甚至是圖文不符的圖像。這樣的「圖像化」不但沒有幫助聽眾理解信息，反而會增加噪聲。

至於「使用情境」方面。非常現實的問題是，很多時候我們只能做純文本的頁面。比如我們的情境是「省時」，那肯定是因為剩餘能做PPT的時間不多，沒太多工夫再去找合適的圖像。這時，優先梳理好每一頁幻燈片中的文字，聚焦重點信息，效果絕對比時間都花在找一兩張圖更好。這也是上一篇文章提到的「效率思維」。

如果我們的情境是「領導（甲方）要求」，可能他們作為講者，就是想要幻燈片中有很多文字來顯示內容豐富，或者乾脆就是想照着讀稿。這時，與他們爭辯幻燈片不要塞太多字，是不必要的。如何在放出大段文字的情況下，確保重點信息足夠突出，才是我們需要考慮的問題。

因此，無論是從哪方面來考慮，先做好「結構化」這件事，肯定是不會錯的。不但能照顧到不同情境的需求，也能為你之後的「圖像化」甚至「場景化」打下堅實的基礎。這是為什麼我們一開始得先做好「結構化」。

既然「結構化」這麼重要，那具體該怎麼做呢？延續上一篇的「設計思維」，我們還是從「信息」角度來展開討論。

▍如何從信息角度理解排版

說起「排版設計」，就不得不提 Robin Williams 在《寫給大家看的設計書》里提出的四大原則：

親密（Proximity）

這四大原則，從 PPT 教程到平面設計教程，無不奉為圭臬。

誠然，Robin Williams 所精煉出的「排版四原則」確實淺顯易懂。但我想說的是，任何原則或方法，如果不理解背後的原理，只知道最表淺的套路，那最終只會耽溺在一個又一個看似高大上的名詞上，對於實作幫助不大。

想想那些快餐式的設計教程，是不是覺得隨便哪個作品，好像都用上了四原則？那個九宮格構圖或黃金分割線，是不是怎麼套怎麼對？不過都事先射箭後畫靶而已。

所以我們該怎麼理解「排版四原則」呢？先來看看這四原則都具體是什麼含義，再試着以信息角度，來拆解它的底層邏輯。

對比（Contrast）

運用顏色、大小、粗細、形狀、虛實等格式上的差異，製造出鮮明的對比來吸引目光。

重複（Repetition）

重複使用相同的格式或設計元素，比如：顏色、大小、形狀、字體、線條樣式等，來營造整體的一致性。

對齊（Alignment）

畫面中的元素不要隨意擺放，而是讓它們沿着某條基線對齊，就好像有無形的線條，將它們串連起來一樣。

親密（Proximity）

在視覺上，兩個元素彼此靠近，看起來就會是相關的、成組的；反之，兩個元素彼此遠離，那看起來就是毫無關聯的個體。

上面對於「排版四原則」的描述，你肯定都能理解。但真到了自己做排版設計時，多少會有些迷惘：這些元素是該「重複」，還是該「對比」呢？我知道要做「對齊」，但是該用什麼方式「對齊」呢？這兩個不同組的元素，是該用「對比」還是反向做「親密」呢？

會出現這樣的問題，就是因為我們只看到「排版四原則」表層套路，而沒有思考它的本質是什麼。但如果我們有了「設計思維」，一切就都很好理解了。

從上面對於「排版四原則」的描述，我們可以明顯區分出兩個維度：格式和位置。其中，「對比」和「重複」指的是格式的變化；「對齊」和「親密」則是位置的變化。而不管是格式的變化或位置的變化，對於我們的大腦而言，它們都屬於「信息」的一環。

冷暖色調對觀看者的影響

是的，格式和位置都是「信息」。舉例來說：元素是冷色或暖色，會帶給我們完全不同的感受比如下面兩張圖，排版樣式完全一樣，只是換了色調，給人的感受就不同。此外，元素之間是靠近或遠離、是整齊劃一還是隨機分布，也代表不同的邏輯。事實上，很多時候我們覺得五顏六色、雜亂無章的事物看起來不舒服，從信息角度來理解，就是「大腦超載」所致。

既然能用「信息」來解釋，那為什麼有「排版四原則」也就容易理解了。還記得我們在「設計思維」提到的「簡化─聚焦」原則嗎？搭配了格式和位置兩個維度，正好就是「排版四原則」：

對于格式維度，做「簡化」是「重複」，做「聚焦」是「對比」。

先對齊再親密

先重複再對比

由這樣的推演方式，我們也可以知道，為什麼「排版四原則」之中還有點順序關係，比如：要做好「親密」的前提，事先做好「對齊」；要做好「對比」的前提，事先做好「重複」。因為它的本質，就是「簡化─聚焦」在不同維度上的體現罷了。

有了這樣的概念之後，我們實際做排版設計時，就不會陷入「排版四原則」的表層套路，而是真正能以「信息」為核心，根據不同信息的重要程度，適當地以相應的排版原則來呈現。這才是「排版四原則」正確的使用方法。

▍「結構化」的三個步驟

現在，我們已經知道排版原則的底層邏輯，是信息的「簡化─聚焦」。那該怎麼實際應用於「結構化」這個階段呢？主要有三個步驟：

Step 1：梳理內容的邏輯關係

「結構化」的第一步，並不是立刻對文字進行排版設計，而事先梳理整體的內容信息。判斷這些內容能整理成幾個重點，重點之間的邏輯關係，到底是並列的項目、先後的次序，或是上下的階層。唯有理清內容邏輯，我們才知道在排版上該如何呈現。

Step 2：處理位置的「簡化 - 聚焦」

完成了第一步之後，我們就可以依據內容的邏輯，來排列這些信息，也就事先處理位置的「簡化─聚焦」。

在「簡化」的部分，自然就是做好所有文字的「對齊」，在空間上給出適當的留白；接着，我們再運用「親密」原則，以位置的親疏對內容作分門別類，做到位置上的「聚焦」。

那在實際操作上，該怎麼完成這個步驟呢？以PPT來說，有不少功能可以幫你做「簡化」。比如：文本框的對齊工具、頁面元素的對齊工具、網格、參考線等。

Step 3：做好格式的「簡化 - 聚焦」

處理好位置維度的排版，畫面中的文字信息，也都已整齊劃一了，最後我們需要做的，就是突出其中的重點信息。

在「簡化」的部分，我們先以「重複」原則統一所有文字的格式，比如：顏色改用淺灰色、縮小字號等；接着，再針對重點信息做「對比」，比如：改用鮮明的顏色、放大加粗、以色塊來襯托等。如此一來，自然能達到「聚焦」的效果。

這個步驟的重點，其實就在於得先做好「重複」。因此，在實際操作上就可以使用PPT里統一格式的功能，比如：格式刷、默認格式、主題字體、主題顏色等。

▍實戰案例

講完了「結構化」三步驟，照慣例我們來看個案例：

這是一段摘錄自百度百科的「經濟學」描述，直接把文字粘貼到幻燈片中，大概會是這樣。

首先，我們梳理這段描述的邏輯關係。事先概略介紹了「經濟學」，再接着講述它的兩大分支「微觀經濟學」和「宏觀經濟學」。所以整體架構可以切分成三個區塊。

接着，我們處理位置上的「簡化─聚焦」。由上面得出的架構，我們讓左半邊放置「經濟學」的描述，右半邊則切分成「微觀經濟學」和「宏觀經濟學」兩個部分。依照這樣的區塊劃分，我們將所有文本框「對齊」，再以「親密」原則用距離親疏讓區塊劃分更加鮮明。

最後，我們來做格式上的「簡化─聚焦」。由於這些文字格式本身就很統一，所以直接做出「對比」即可。我們用不同大小的字號和粗細，來區分標題、小標題和內文，再加上簡單的線條裝飾，就大功告成啦。

▍小結

在本篇文章中，我們先解釋了為何做「幻燈片設計」一定得先「結構化」。一方面做好內容邏輯的梳理，才能為後續的「圖像化」打好基礎；另一方面，也是考慮到實際的情境下，可能就是得用純文本頁面來表達。因此，先做「結構化」是很有必要的。

接着我們談到「排版四原則」，並試着以「信息」為核心，解構這四原則的底層邏輯。讓我們可以不用糾結於表層套路，而是真正從信息角度來思考設計。

最後，我們根據解構後的排版原則，提出「結構化」的三個步驟。也就事先梳理好內容信息，並依循這樣的邏輯架構，用排版的方式呈現出來。

以上就是「幻燈片設計」的第一階段「結構化」。

至此，我們已經有了層次井然的幻燈片了。從下一篇文章開始，我們將進入第二階段的「圖像化」，開始探討不同圖像元素的設計。

Microsoft 365 工具升值包推出限時續訂優惠，下單立減 20 元，老用戶 (2021 年 2-4 月下單的用戶) 還有專屬優惠券，疊加再減 20 元。