@曹將
大家好，這裡是珞珈老師，我是曹將。
今天，我想系統地聊一下演示設計。
這是對去年文章的升級，加入了更多配圖和案例。
如果你在意所謂的「乾貨」，那可以從第三部分開始閱讀；如果你想知道整個推導過程，那還是建議全文閱讀。
內容很長，一共 5300 多字，算是一套系統性思考。
01 引言
很多人說想學 PPT ，核心訴求是學習 PPT 技能，也就是操作。
這無可厚非，畢竟 PowerPoint 是一個軟件，軟件的門檻便是操作。
而這其實也是最容易的部分：隨便買一本書，照着裡面的內容練習一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住，大概知道功能叫什麼，日後上網一查大概就能解決。
↑ PPT 的「幫助」里就有很多具體的操作指引
只要能馬上搜索到答案的，都不會是大問題。
那大問題是什麼？
大問題是它的前因後果。
就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。
如果就迷茫談迷茫，那只能更迷茫。
要真正解決這個問題，必須回溯自己的過往，找到一路的軌跡，然後發現自己為什麼成為現在的自己的動因，繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點。
PPT 也是如此。
02 對大多數人來說：PPT 是用來演示輔助的
這是它存在的價值——很像廢話對吧？但是，這句話包括三點信息：
PPT 是用來演示輔助，但演示輔助並非只有 PPT 。
這裡有兩個觀點：
2.解決問題的，永遠不只有一個工具。如果覺得沒有，那是因為還沒有找到。
其實如果接觸多了，你會發現，還有很多工具可以輔助演示，比如思維導圖、手繪、視頻、板書，甚至只是幾張紙。
↑ 手繪
↑ 思維導圖
↑ 板書
它們的作用，都是幫助演示者傳遞信息。
PPT只是輔助，重要的是背後的內容。
很多人會沉醉於 PPT 設計上，喜歡去研究最炫酷的效果、精緻的設計。如果你的使用場景是發布會、晚會，那無可厚非。
但是，如果是匯報、演講，那很容易就本末倒置。
如果去看一些大師的 PPT ，你會發現他們的設計並不高級，但是這並不影響他人來學習。
因為聽眾過來的目的，不是為了看那幾個動畫、那幾個設計，而是看裡面的內容。如果內容不行，那就只是浪費他人的時間。
既然是演示輔助，那麼時間就應該更多花在演示設計上。
這句話看起來很繞對吧。
PPT 設計只是演示設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升，但整體效果的提升不只是關於它。
還有哪些呢？
1.你的表達：是的，PPT 再好，你說得語無倫次，邏輯不通，那也只是徒勞。
2.你的結構：這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景：①如果是工作匯報，那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」，是最穩妥的架構。②如果是公眾演講，那麼就需要考慮：故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。
3.你的技巧：在傳遞信息時，不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句，讓人醍醐灌頂；比如幽默，讓人意外驚喜。
理解了以上內容後，我們重新來看演示設計，便會有一個不同的視角。
也基於此，我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。
03演示設計清單
我們可以得出結論：PPT 設計（美化）這件事，其實只占全流程中不到 30% 的時間。更多的，則是內容生產和邏輯梳理。
接下來，我們一步步梳理：到底如何設計一次演示。
第一步：明確目標
所有的演示，都是基於目標展開。怎麼找到目標呢？其實就一句話：我在什麼地方，針對什麼人，傳遞什麼信息。所以，它包括三點內容：
1. 聽眾是誰？
不同的聽眾，他們的關注點不同。
按照職級劃分：
按照信息了解程度劃分：
↑ 了解你的聽眾是誰
2.我想傳遞什麼內容？
這解決的是主題和感受問題。
先說主題。
我們經常會聽到領導問：你到底想說什麼？這句話的內涵就是：他不清楚你的主題。
那麼到底怎麼理解內容呢？
有一個絕招，那就是用「如何」來開頭。比如：
通過用疑問句的形式，很容易就將主題場景化，繼而能夠更好地找到內容的關鍵點。
再說感受。
如果有意識地去觀察，你會發現很多諮詢公司的 PPT ，有着大量的文字和圖表，而且文字使用的是宋體或楷體。
↑ 麥肯錫的PPT
為什麼？
1.他們想呈現出專業的感覺。圖表給人的感受，一般不明覺厲。
2.這些 PPT 很多時候都是用來閱讀的。所以，文字不能少，這樣才能保證信息傳達到位。
所以，沒有絕對的一定要用什麼字體，或者一定要使用某種版式。
重要的，是你希望讓對方看到的時候，是怎樣的體驗。
3.我在什麼地方進行演示？
不同場地下的演示邏輯各有不同，比如你想要說明清楚今年要採購一個在線協同平台：
· 如果是拿着材料在電梯裡演示，那麼就必須聚焦投入產出情況：這個軟件投入100萬，可以減少人工成本200萬，三個月搭建完成。
·如果是在領導辦公室演示，有半個小時時間，那麼可以多加入一些其他內容，比如：當前的痛點（效率低）、供應商優劣勢對比、接下來的行動計劃等。
·如果是開會跟其他部門的同事溝通，希望對方配合，那麼側重點又有不同，重點強調：這件事對他們的好處（提升效率），接下來需要他們配合的地方。
把這三個問題想清楚後，整個演示設計的「風格」「邏輯」「重點」就基本確定了。
第二步：整理思路
明確了演示目標後，接下來就要整理思路。思路的來源一般有四個渠道，以寫年度總結報告為例：
當把這些素材歸類到一起後，便能大概整理出自己的思路，接下來就是梳理得到提綱。
↑ 整理思路
第三步：梳理提綱
拿到素材後，不要馬上製作演示材料，而是先梳理提綱；否則很容易寫到中途，發現不對，重頭開始。提綱包括三部分：
第一是總論點，也就是你想表達什麼。
一般情況下，就是前文提到的「目標」，比如年終總結的「如何證明自己今年做得好？」。
第二是分論點，也就是總論點的拆分。
比如我們可以從三個維度來說明今年做得好：
第三是主要論據，也就是如何證明每一個分論點。
比如怎麼證明工作業績好？
1.和年初目標比。如果年初有簽訂績效合同，或者有制定年度目標，那麼可以進行類比，強調完成情況。
2.和去年比。同比去年的完成情況，增加了多少，增長率如何。
3.和內部對手比。比如內部多個團隊/小組，工作任務類似，可以展示自己的排名情況。亦或者在內部參加過某個比賽，取得了什麼成績。
4.和外部競爭對手比。比如在當地市場銷售排名多少。
5.和行業標準比。比如參加了行業的某個比賽，取得的名次。在行業平均離職率多少的情況下，本公司的情況是多少。
總結來說就是：橫向比（內部對手、外部對手、行業標準）和縱向比（和年初目標比，和去年比）。
· 怎麼證明團隊管理好？看團隊成員組成，看梯隊建設情況，看培訓提升情況。
· 怎麼證明制度假設好？標準化了多少流程，制定了什麼規定等。
通過這層層拆解，接下來的報告寫作就是填空題了。
第四步：補充數據、案例、知識
基於提綱，補充相應的數據、案例和知識。
先說數據。
數據可以幫你快速提升專業性和說服力。比如你說自己做得好，這沒有說服力。但是，如果你說「今年的業績是去年的2倍」，那麼這就有說服力了。
再說案例。
當你說今年組織了很多場活動，對方沒有感覺。但是，如果你在 PPT 上放上一些活動照片，這時候對方就能快速接收到「活動」和「多」兩個信息。
最後再說知識。
對於大多數匯報，我們都習慣於有一說一——但是，總感覺缺乏高度。
這時候，可以考慮找到一些相關領域的專業模型，用它來提綱挈領，整體便有了高度。
例如，在做一個策劃的復盤分享時，如果只是把流程重述，大家會覺得「也就那樣唄」。這時候可以考慮用「體驗升級」來貫穿始終，這便有了體系感。
↑ 用「知識」來統領全文
第五步：完成第一版
到這一步，才正式開始準備演示材料了。但也謹記！千萬不要抱着「完美」的態度來行動，直接把既有的材料先丟進去即可，不難看出即可。
這有兩個原因：
在做第一版時，包括三個部分：
第六步：溝通並修正
有了大致的內容後，這時候便可以去與領導（同事）溝通了。
為什麼現在才溝通？
因為帶着方案去，比空手去會更尊重他人（也更有效率）。畢竟空對空的時候，就是讓領導做問答題，對方壓力大，也很難有耐心。
帶着方案去找領導溝通
類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼，對方肯定是「隨便啦」「額……」。但如果拿着一個菜單問他怎麼樣，他馬上就會說「要不來個辣菜？」「這個最近吃不了」。
溝通的重點有兩個：第一是邏輯有沒有問題；第二是內容有沒有問題，比如案例使用是否恰當。
在溝通前，自己也要適當審查三個方面的內容：
也正是因為此時的修改可能性大，所以第一步的「初稿」環節要儘量快，不要糾結。
溝通完成後，馬上進行修改。
第七步：校稿
校稿主要是看四個內容：
為了讓校稿效果更好，我一般會請其他同事操刀，因為自己很容易遺漏細節錯誤。
第八步：美化 PPT
當內容層面沒有大問題後，這時候就可以考慮美化了。
PPT的美化有七個重點：
第一，重點突出。比如重點內容加粗、換顏色、字號放大。
第二，元素對齊。元素沒有對齊的頁面只會顯得凌亂。
↑ 雜亂無章
第三，首頁美化。人有一種「聚光燈效應」，一旦覺得你不錯後，之後會不斷驗證你的不錯；反之，則會找更多你不行的理由。所以，好的封面讓人眼前一亮。
第四，過渡頁美化。過渡頁美化的核心是體現出「地圖感」，也就是讓對方知道「講到這裡了」。
第五，關鍵頁美化。總有幾頁是重點頁面，傳遞出核心信息，也是聽眾最容易拍照留存的部分，那這幾頁一定要好看。
↑ 關鍵頁面設計
第六，顏色少於三個。針對於日常匯報正文來說，顏色不宜太多。
第七，字體不多於兩個。太多字體也會讓人覺得混亂。
↑ 推薦使用微軟雅黑（加粗、正常和Light）
第九步：演講設計
這個就看場合了，工作類匯報一般用得比較少，演講類或培訓類的用得較多。
第一是互動。比如有的部分先拋出問題，隨機抽取一位前排觀眾回答；或者給出選擇題，讓大家舉手回答（同意的請舉手）。
第二是視頻。如果有相關的視頻，可以考慮播放，特別是放在演講中途。它有兩個好處：其一是吸引注意力，其二是給自己整理思路和節奏的空間。
第三是幽默。設計一些出其不意的梗，讓大家的神經舒張。不過這更適合演講，不適合日常匯報。
除此之外，常用的還有手勢動作、實物展示等。
第十步：排練三次
這是個人給自己的要求。任何演示或匯報，提前都要準備三次：
第十一步：打印文稿
同時打印兩份：摘要版和完整版。
摘要版可以是思維導圖，也可以是目錄。拿着它，無論出現什麼問題，都心中有數（後面還有多少）。
完整版則是為了給他人，比如領導。
第十二步：開場前準備
如果是重要的場合（比如演講），建議提前到達演示場地，做四件事：
第一，現場走位。簡單走一下，感受一下場地的感覺，大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬，哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。
第二，檢查翻頁筆。看是否能夠使用。
第三，檢查電腦。重點檢查 PPT 播放效果，字體有沒有出錯，視頻能不能播放，有沒有聲音。
第四，演示模式。有些地方不支持演示模式，這點必須要提前測試。
↑ 開場前準備
04 我是小結
以上就是演示的全流程。
可以看到，PPT 設計只是其中一環，更多的是邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備。
最後送上這張演示設計清單，大家下一次做 PPT 前，可以參照裡面的步驟走一遍，基本上萬無一失。
最後，我想回歸到最初的問題：很多人說想學 PPT ，那學習的到底應該是什麼？
1.PPT 的技能肯定是基礎，但不是全部。
2.邏輯思維能力很重要，它決定了內容的排布。
3.講故事的能力也需要，因為它決定了愉悅程度。
4.溝通能力必須要有，因為大多數 PPT 都需要與領導確認、與同事合作。
5.項目管理的意識要有，幾個時間節點必須把控到，例如「初稿完成」「領導確認」。
這看起來會有點頭大對吧？但是，難走的路，才會走出競爭力。
希望本文對你有所啟發。
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