暫時沒法兒跟你高談闊論那些大而虛無的東西，看什麼書，做什麼規劃，如何從零裝修……不如在辭舊迎新的時候跟你想分享我如何用幾十塊錢解決掉我 2022 年大部分的生活管理吧。
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讓工具回歸工具 · 讓你成為你。
2022 年感覺什麼都沒做，又感覺做了很多。封控在家練出了腹肌，陽了之後再鍛煉都費力，高燒退掉之後拿起手機一看，就進入了 2023……
慌亂總結一下，沒看多少書，幾乎沒有一次成型的旅行；大膽承認自己跟別人不一樣，也承認自己跟大多數人沒什麼兩樣；花了很多時間裝了我的夢中書架和工作室，但因為疫情中斷好幾次，到現在都沒有收尾……
雖然大多事情並沒有想象的順利，但坦然接受任何結果，即便如此也狠狠感謝自己沒有辜負太多時光。
暫時沒法兒跟你高談闊論那些大而虛無的東西，看什麼書，做什麼規劃，如何從零裝修……不如在辭舊迎新的時候跟你想分享我如何用幾十塊錢解決掉我 2022 年大部分的生活管理吧——
比如怎麼整理和回顧過去的照片視頻，怎麼讓自己所有設備包括電腦手機平板上的生活資料全部自動同步，怎麼樣在任何設備上做任務管理、日程設置、部署 GTD 並且不用安裝第三方軟件；
比如 iPhone 上就用備忘錄和提醒，Windows 上就用微軟待辦和便箋，但它們都能自動同步；
還有分享一下怎麼做資產管理、記賬，既能管好錢，又不用花什麼精力在錢上面……所有這些用到的都是 Microsoft 365 。
先得解釋一下——
很多人的印象里 Microsoft 365 只是原來的 Office365 辦公套件改了個名字。其實不是。如果你登陸這個網址（ https://www.microsoft365.com/ ），點擊左側的「應用」，可以看到 Microsoft 365 包括了這些工具，辦公三劍客、OneDrive、Outlook 郵箱、Teams，還有最近推出的 Clipchamp 視頻剪輯。另外像 OneNote、Skype、Sway、To Do 待辦、Outlook 日曆都在裡邊……
所以 Microsoft 365 是一種服務，包含了這些軟件，其中大部分都是免費的。而如果你是付費用戶或者擁有學校提供的教育郵箱，就會有更多的服務，比如辦公三劍客里的很多 AI 功能、不限數量的免版權圖片和視頻素材，1TB 或更多的 OneDrive 雲存儲空間等等。
首先是我的個人生活數據管理，包括圖片和視頻。
這台電腦是我第一次創業借錢買的，去年初打算讓它退休。但性能還好，閒置可惜。所以給它加了塊硬盤作為我的生活資料存儲器。
我畢業後工作以來經手過的文件，按照年份存儲在工作盤裡；
個人硬盤主要就四個文件夾——照片視頻、經典電影、個人資料、OneDrive。
其中照片視頻也是按照年月依次排列。
我個人經驗就是，要想更清晰地記得過去，就要經常回顧並刪掉那些重複的照片，刪除的過程就是回憶的過程；另外，把值得看的電影放在對應的文件夾，永久存檔；把不太用的個人資料放在對應的文件夾，也按照年份排列。
OneDrive 文件夾最值得說道。
首先在 OneDrive 設置中開啟備份，把文檔、圖片、桌面、音樂、視頻都備份起來。這樣我換新電腦之後，直接登錄 OneDrive，這些自己就回來了，包括桌面存放的東西、微信的聊天記錄……
而且新舊電腦用起來就像同一台，不會改變任何習慣。因為我的工作需要雙系統，在 Mac 上裝個 OneDrive ，也能隨時存取 Windows 上的東西。平時帶個手機或者 iPad 出門，也可以隨時調用電腦上的內容。
其次，在 iPhone、iPad 當中裝好 OneDrive 開啟照片同步，它也會自動按照年月存儲在「圖片」文件夾中，而且本身不會占用空間。出門的時候隨便瞎拍，手機空間不夠用就大膽刪之前的東西，因為早就存在雲端，相當於給手機擴了容。定期整理舊電腦資料的時候，也會順帶把這些照片視頻整理一遍。
然後，我在 OneDrive 當中建立了一個「中轉」文件夾，需要轉存的資料都扔進這裡。要備份的，就到舊電腦上去備份；要處理的就去對應的設備處理；或者臨時在多設備間傳個文件……
最後，我在 OneDrive 還建了三個文件夾——個人、工作、家庭，把平時隨時可能用到的資料扔這裡。比如家庭財務收支、健康管理、票據憑證……個人經常要看的電子書的 PDF 文檔……
另外 OneDrive 有個獨立的個人保管庫，需要多重驗證才能進去，我會存一些不太容易記住的密碼，以及重要文件……
有人可能要問，生活相關的資料那麼多，1TB 的空間怎麼會夠用？
其實重要的不只是通過雲存儲連通各個設備，而是有邏輯地建立文件夾，並且讓 OneDrive 文件夾和其他文件夾之間的資料有規律地流動起來。
就像平時給家裡做收納要能「藏」，也要能「取」，一味地用大空間或者 NAS 把東西囤起來對公司之類的文件備份很有必要，但對個人和家庭來說，對我來講意義不大。
然後就是時間和任務管理。
如果你看過我之前做的 GTD 系列視頻，任務清單大概包含這些，你可以把它部署到現在很多先進的工具當中。但最近一兩年我一直在化繁至簡，用設備自帶的筆記、日曆和待辦工具來完成這些事兒。
比如把 GTD 的任務清單直接部署到 iPhone 的備忘錄當中，像這樣。
單獨建立一條 Inbox 筆記置頂，所有任務都先放在這裡；建立了一個「生活日誌」（Daily Records）文件夾，以一個月為單位，來做生活規劃和記錄，像日記。
每天做的第一件事情，就是打開這條本月記錄以及 Inbox 收集箱，看看怎麼安排這些事情。有特定日期的直接放進日曆；其他除了可能清單（Someday）外，都放進提醒事項當中，像這樣。
為可能清單（Someday）也單獨建一條置頂備忘錄，因為我發現只有把它放在顯眼的位置，並且隨時想起它、推動它，可能才會變成一定，願望才會變成現實。
如果你都用的蘋果設備，好像多設備同步都不成問題，但如果你用的 Windows 電腦，就會非常難受。
但你可以這樣設置，在蘋果設備的賬戶中添加微軟賬戶，然後開啟這幾個開關，就打通了蘋果這幾個應用和微軟 Windows 自帶的便箋、Outlook 日曆、To Do 待辦。如此，兩邊兒添加的東西都可以自動同步。
這樣我就可以在任何設備上，維持自己的習慣，做時間和任務管理了。
像 Outlook 日曆、To Do 待辦都是 Microsoft 365 的服務，而且是完全免費的。事實上，通過蘋果的「文件」應用，你也可以直接存取 OneDrive 當中的文件。
工作文檔處理。
然後我差不多一半的工作文檔都用到 Microsoft 365，主要就是辦公三劍客，Word、PPT 和 Excel 了。
因為雖然現在看起來好像在線文檔遍地開花，但我們工作里幾乎所有的公務文檔、還有一半的項目交付，還是三劍客。原先對我來講，買斷的 Office 套件用起來也挺好的，所以對 Microsoft 365 的感覺就是花幾十塊一年買了 1T 雲存儲，附贈辦公套件。
但總結回顧的時候發現，還是有不少區別的。
首先我一直是 OneNote 的忠實用戶，iPad 有了筆之後我就更忠實了，構思、腦暴、塗鴉基本都用。
後來我發現自己好像不止在 OneNote 上塗，在 Word 和 PPT 上面也塗，因為 Microsoft 365 把很多 OneNote 獨有的性能也給到了三劍客，包括塗畫書寫、文字、公式、形狀的識別……
加上 Microsoft 365 可以插入 3D ，以及可商用圖片，包括無背景的摳圖和插畫。有時候基本上可以把 PPT 弄成設計器，做個頭圖、封面或者配圖，完全不成問題。
或者用成視頻素材設計器，又或者超過 PPT 範疇的演示器，像這樣。
其次對必須用 Word 和 PPT 的工作，在手機和 iPad 的編輯可以隨時保證輸出或者打印的排版和電腦端是一致的。
然後部分對外的英文文檔，用 365 比較爽的是，AI 可以輔助書寫，寫到一半它會幫你補，而且會糾正拼寫和語法錯誤；
如果你實在懶得寫了，可以用聽寫功能，對着電腦嘚嘚嘚，識別率出奇地高。
還有就是我會關注一些國外的小範圍分享和直播，偶爾會有互動交流，害怕聽錯了關鍵信息，交流的時候露怯，就把 PPT 實時字幕和翻譯功能打開。
記賬理財。
另外，在理財方面，我們之前也在 Topbook 網站發布過話題問大家如何記賬。也許大部分人都有專門的記賬軟件。
我呢，工作以來一直用的記賬軟件都只有 Excel，每個月記錄一次流水即可。因為現在幾乎全部電子支付，記錄很全了。
記賬方式還用的很多年前我做的表，把所有的開支和收入平攤到每月，再加上這個月的日常開支，算算目前自己的資產和負債是多少，本月的現金流是多少，再拿來和自己的生活需要做個大概對比，就行了。
記賬理財跟有錢沒錢沒關係，關注資產、負債和現金流，讓它整體是健康的，生活本身才能健康，畢竟沒人離得開錢吧。
用 Microsoft 365 之後不一樣的是，以前偶爾有些現金收入或支出當下沒記，到月末就找不到了，現在基本上都是開自動保存開關存到 OneDrive ，偶爾需要記的時候也方便；
用 Excel 看一些數據可以 AI 自動出圖，省事兒。
還有就是，Microsoft 365 服務中的三劍客是支持多人在線協作的，像剛剛這種財務記錄，你可以分享給女朋友或媳婦兒，讓她也一起記賬，慢慢讓她發現記賬的樂趣，不知不覺記賬這種苦差事兒就被她包攬了，月末你只要看看圖表就行。
唯一的缺點是，錢也可能不歸你管了。
OK，這就是我 2022 年用得第二多的工具，之前也專門給它做了一個解讀視頻，有興趣可以看看。
我是買的家庭版跟家人朋友平攤，所以每個人平均幾十塊錢，你要是有教育郵箱，免費。如果你是五六人的小團隊，也比較適合共享一個家庭版，一起協作工作文件。
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